Een factuur in een vast digitaal formaat dat de software van je klant direct kan inlezen, zonder overtypen.
Een e-factuur (elektronische factuur) is meer dan een pdf in de mail. Het is een factuur in een vast, gestructureerd digitaal formaat dat de software van je klant automatisch kan inlezen, zonder dat iemand de gegevens hoeft over te typen. Denk aan formaten als UBL of het Europese formaat achter Peppol.
Het verschil met een gewone factuur: een pdf of een foto van een factuur is voor een mens leesbaar, maar een computer moet de bedragen er nog uit halen. Bij een e-factuur zitten het factuurnummer, de bedragen, de btw en je gegevens al netjes in aparte velden. De boekhouding van je klant verwerkt 'm dan vrijwel automatisch. Een pdf die je per mail stuurt is dus nog geen echte e-factuur.
Is het verplicht? Voor facturen aan de overheid (B2G) is een e-factuur in Nederland vaak al verplicht. Tussen bedrijven onderling (B2B) is het in Nederland op dit moment nog niet verplicht, maar de EU voert e-factureren de komende jaren stap voor stap in. Verstuur je nu al facturen aan gemeenten, provincies of het Rijk, dan krijg je er als eerste mee te maken.
Hoe maak je een e-factuur? Je typt 'm niet zelf in een speciaal formaat; dat doet je facturatie- of boekhoudsoftware voor je. Je maakt je factuur zoals altijd, en de software zet 'm om naar het juiste e-factuur-formaat en verstuurt 'm, vaak via het Peppol-netwerk, direct in het systeem van je klant.
Voor jou als zzp'er of vakmens betekent het vooral: minder overtypen, minder fouten, sneller betaald worden en klaar zijn voor de regels die eraan komen.
Veelgestelde vragen over e-factuur
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf?+
Een pdf is voor mensen leesbaar, maar een computer moet de gegevens er nog uit halen. Bij een e-factuur staan het bedrag, de btw en je gegevens in vaste velden, zodat de software van je klant de factuur automatisch kan inlezen en verwerken.
Is een e-factuur verplicht?+
Voor facturen aan de overheid is een e-factuur in Nederland vaak al verplicht. Tussen bedrijven onderling is het nu nog niet verplicht, maar de EU voert e-factureren de komende jaren gefaseerd in.
Hoe maak ik een e-factuur?+
Je maakt je factuur zoals je gewend bent; je facturatie- of boekhoudsoftware zet 'm om naar het juiste e-factuur-formaat (zoals UBL) en verstuurt 'm, vaak via het Peppol-netwerk. Je hoeft zelf niets in een speciaal formaat te typen.
Is een pdf-factuur per mail een e-factuur?+
Nee. Een pdf of een foto van een factuur is geen echte e-factuur, ook al stuur je 'm digitaal. Het gaat om het gestructureerde formaat dat software automatisch kan verwerken.
Wat is Peppol?+
Peppol is het internationale netwerk waarover bedrijven en overheden e-facturen veilig naar elkaar sturen. Je sluit erop aan via software die op het netwerk is aangesloten.
Je factuur via een appje, de rest klopt vanzelf
Geen gedoe met btw, factuurnummers of KvK-gegevens. App wat je hebt gedaan, appjeboekhouding maakt de factuur. Gratis te proberen.